BELEIDSPLAN 2008-2011

 1.       Algemeen

 

1.1.     Doel van het beleidsplan

 

Dit beleidsplan heeft tot doel de grote lijnen van het beleid van het bestuur van Stichting Dorpshuis de Reede uiteen te zetten en de ambities voor de komende jaren te formuleren. Dit plan is opgesteld ten behoeve van het bestuur, commissies, vrijwilligers, subsidiënten en andere belanghebbenden. Dit plan geeft de kaders aan waarbinnen commissies en vrijwilligers gestimuleerd worden om activiteiten te ontplooien of met initiatieven te komen.

 

1.2.                Missie

 

• Stichting Dorpshuis de Reede stelt zich ten doel: het bevorderen van het tot stand brengen c.q. in stand houden van de sociale/culturele leefbaarheid in Rijsenhout en het leveren van een bijdrage aan de voorwaarden waaronder de bevolking van Rijsenhout en instellingen hun taken op het gebied van de uitvoering van welzijnbeleid kunnen realiseren.
• Het zo effectief en efficiënt mogelijk exploiteren van het dorpshuis de Reede, voor en door de inwoners van Rijsenhout.

 

 

 

1.3.                Visie

 

In opdracht van de Gemeente Haarlemmermeer is een grootschalig onderzoek verricht naar de sociale structuur van de wijken en kernen van de gemeente. De resultaten van dit onderzoek zijn gepresenteerd in de nieuwste publicatie: “Kijk op de Wijk 2, binding en ondersteuning in Haarlemmermeer”. Uit ditzelfde rapport blijkt o.a. dat de Rijsenhouters veel aan vrijwilligerswerk doen en sterk betrokken zijn bij maatschappelijke instellingen zoals verenigingen. Dit zal de komende jaren niet veel veranderen, aangezien de verhuisgeneigdheid van de Rijsenhouters relatief klein is. Dit betekent dat Dorpshuis de Reede ook de komende jaren activiteiten zal moeten blijven organiseren en onderdak zal moeten blijven bieden aan de vele verenigingen die binnen Rijsenhout actief zijn. Voor die zelfde verenigingen maar ook voor stichtingen wordt het echter steeds lastiger het bestuur compleet te houden.

 

T.a.v. verhuur wordt concurrentie ondervonden van de Ontmoetingskerk in Rijsenhout.

 

A.g.v. stringentere toegangseisen bij jongerencentra buiten Rijsenhout kan de jeugd (14-18 jr) hier niet meer terecht en missen zij tegelijkertijd iets soortgelijks in Rijsenhout. Voor deze categorie jeugd is in Rijsenhout weinig tot niets te beleven.

 

In 2008 wordt de uitwerking gestart van punt 46 van het collegeprogramma 2006 - 2010: “Voorzieningen zoals jongerencentra en dorpshuizen kunnen doelmatiger worden ingezet”. De komende raadsperiode worden plannen ontwikkeld om de noodzakelijke professionalisering vorm te geven. De eigendomssituatie vormt hierbij een specifiek punt van aandacht.”  Vermindering van de subsidie kan eveneens tot de mogelijkheden behoren.

 

 

1. 2.             Strategie

           

Met andere woorden: hoe komen we, middels daden, tot ons doel, welke op zijn beurt weer gebaseerd is op de visie. Hierbij onderscheiden we een drietal deelstrategieën: organisatie, financiën en activiteiten. Ofwel, hoe organiseren we middels geld de activiteiten.

 

 

2.1.                Organisatie

 

 

2.1.1.          Bestuur

De stichting heeft in het kort de volgende structuur: een voorzitter, secretaris, penningmeester en twee algemene leden waarvan één lid tevens lid is van de Dorpsraad Rijsenhout. Het bestuur hecht er grote waarde aan dat het reilen en zeilen van de stichting in het algemeen en de diverse activiteiten in het bijzonder, vlekkeloos zijn georganiseerd. Het bestuur hoopt de kwaliteit van de organisatie verder te verbeteren door o.a.:

• Er op toe te zien dat aan de diverse activiteiten een goede voorbereiding en organisatie en goed overleg tussen relevante partijen ten grondslag ligt.
• Het evalueren van activiteiten, evenementen en processen en het vastleggen van leerpunten.
• Het bevorderen van een cultuur waarbij opbouwende kritiek wordt verwelkomd en ontluikende onenigheden of  

      andere problemen onmiddellijk worden geadresseerd en uit de wereld worden geholpen.

• Het waar zinvol beschrijven van protocollen, taken en verantwoordelijkheden, zodat er geen onduidelijkheden zijn over wat men van elkaar verwacht.

 

2.1.2.             Personeels- / vrijwilligersbeleid

Dorpshuis de Reede wordt o.a. draaiend gehouden door beroepskrachten in de vorm van een beheerder en een accommodatiemedewerker en een aantal vrijwilligers welke bardiensten draaien en vrijwilligers die activiteiten begeleiden en organiseren.

De cruciale vraag is: voor welke werkzaamheden is een beroepskracht, dat wil zeggen iemand die voldoet aan bepaalde eisen van vakbekwaamheid, nodig en voor welke werkzaamheden kunnen vrijwilligers ingezet worden.

Beroepskrachten zijn vaak, o.a. op basis van hun kennis en kunde, een noodzakelijk onderdeel van wat je een goede infrastructuur voor het vrijwilligerswerk zou kunnen noemen. Aan de andere kant kunnen de beroepskrachten niet eindeloos ingezet worden. De verstrekte subsidie gaat in zijn geheel op aan salariskosten. Extra gemaakte uren drukken dus op de exploitatie.

Er zal dus voortdurend een afweging gemaakt gaan worden tussen maximaal mogelijke extra inzet (overwerk) enerzijds en verwachte opbrengst / subsidie anderzijds.

Om het functioneren van het personeel te optimaliseren en de samenwerking tussen personeel en bestuur te verbeteren en te optimaliseren zullen er regelmatig functioneringsgesprekken en werkoverleg gevoerd worden tussen bestuur en personeel.

 

Een vrijwilligersbeleid zou zich moeten richten op de eerder genoemde infrastructuur: het geheel van afspraken, subsidiemogelijkheden en ondersteuningsmogelijkheden waardoor de vrijwilliger optimaal kan doen waarvoor hij zich vrijwillig heeft aangemeld.

Door regelmatig gesprekken te voeren tussen vrijwilligers en bestuur zal onderzocht worden of bepaalde delen van de benodigde infrastructuur in voldoende mate aanwezig zijn. Indien nodig zullen vrijwilligers opleidingen worden aangeboden.

 

Teneinde de samenwerking binnen het team van bestuur, personeel en vrijwilligers optimaal te laten verlopen, zullen de taken en verantwoordelijkheden van een ieder, voor zover niet aanwezig, vastgesteld c.q. inzichtelijk gemaakt worden.

 

 

2.1.3.             Exploitatie

De exploitatie geschiedt ten allen tijden binnen de door de diverse wet- en regelgeving aangegeven kaders.

Het exploiteren van het dorpshuis is niet een primaire doelstelling van de Stichting maar wel een middel om het doel te bereiken. Het dorpshuis wordt geëxploiteerd in eigen beheer door een combinatie van personeel in loondienst en vrijwilligers, waarbij de eventuele baten ten gunste komen van de Stichting.

Voortdurend zal een afweging gemaakt worden tussen het, indien nodig, extra inzetten van personeel in loondienst of vrijwilligers. Tevens wordt gezocht naar de (on)mogelijkheden m.b.t. de zogenaamde sleutelactiviteiten. Om concurrentie van de Ontmoetingskerk het hoofd te bieden zullen de tarieven voor zaalhuur onder de loep worden genomen en zal naar mogelijkheden gezocht worden het dorpshuis een “frissere” uitstraling te geven.

 

 

 

2.1.4.             Samenwerking

De samenwerking met Stichting Dorpsraad Rijsenhout en Stichting Meerwaarde zal gecontinueerd worden. Stichting Dorpshuis de Reede en Stichting Feestweek Rijsenhout gaan samen bekijken in hoerverre het mogelijk is het dorpshuis meer te betrekken bij de jaarlijkse feestweek.

In geval het voortbestaan van verenigingen of stichtingen binnen Rijsenhout bedreigd wordt, houdt Stichting Dorpshuis de Reede de mogelijkheid open bepaalde activiteiten over te nemen. E.e.a. dient wel te passen binnen de doelstelling van Stichting Dorpshuis de Reede. Gedacht moet worden aan het eventueel voortzetten van een activiteit middels een commissie onder de verantwoording van Stichting Dorpshuis de Reede.

 

 

2.1.5.             ARBO-beleid

Met ingang van 1 januari 2007 is de vernieuwde Arbo-wet van kracht. Vrijwilligers vallen sindsdien niet meer onder de Arbo-wet en dus gelden de besturen van vrijwilligersorganisaties niet meer als werkgever ten aanzien van de vrijwilligers. Ten aanzien van een beheerder en accommodatiemedewerker geldt het bestuur nog wel als werkgever en moet er dus voldaan worden aan de Arbo-wet.

 

Ten aanzien van de vrijwilligers en andere aanwezigen in de accommodatie heeft het bestuur, conform de Arbo-wet, nog steeds een zogenaamde zorgplicht en moet er dus altijd BHV georganiseerd worden. Alleen is nu de situatie ter plekke maatgevend voor het aantal aanwezige BHV´ers.

Deze BHV´ers mogen zich onder de aanwezigen bevinden maar moeten wel op de hoogte zijn van de situatie ter plekke (nooduitgangen, procedures enz.).

Deze BHV´ers worden door het bestuur geworven en aangewezen. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opleiden en opgeleid houden van deze mensen.

 

 

2.1.6.             Communicatie

Vanwege de publieke aard zal Stichting Dorpshuis de Reede zich uitdrukkelijk manifesteren. Publicitair aan de weg timmeren is een belangrijke voorwaarde voor het voortbestaan. Het bestuur zoekt daarbij niet alleen de publiciteit als het gaat om de sociaal culturele missie. Ook voor andere zaken, bijvoorbeeld als het gaat om een toelichting op belangrijke bestuursbesluiten of als er sprake is van (ver)bouwplannen zal de buitenwacht geïnformeerd en zo bij het beleid en de uitvoering daarvan betrokken worden.

 

 

2.2.                   Financiën

Het financiële beleid van Stichting Dorpshuis de Reede is er primair op gericht exploitatietekorten zien te vermijden.

Eventuele exploitatieoverschotten worden, binnen de door de Gemeente Haarlemmermeer gestelde eisen, toegevoegd aan de reserve en eventuele voorzieningen en/of gebruikt ter financiering van de diverse activiteiten.

Vermogensvorming is geen doel op zich.

 

 

2.3.                   Activiteiten

Ook de komende jaren zal Stichting Dorpshuis de Reede de huidige activiteiten blijven organiseren. Er zal rekening worden gehouden met het eventueel overnemen van activiteiten die momenteel door andere (verenigingen/stichtingen) worden georganiseerd.

Ook blijft Stichting Meerwaarde de komende jaren de mogelijkheid behouden in het dorpshuis haar activiteiten te organiseren. De komende tijd zal onderzocht worden of er voor de jeugd tussen 14 en 18 jr op sociaal gebied iets georganiseerd kan worden.

 

De organisatie van activiteiten onder verantwoording van Stichting Dorpshuis de Reede zal zo veel mogelijk worden gedelegeerd aan zogenoemde commissies, teneinde er gemakkelijk op toe te kunnen zien dat aan de diverse activiteiten een goede voorbereiding en organisatie en goed overleg tussen relevante partijen ten grondslag ligt.

 1.       Algemeen

 

1.1.                Doel van het beleidsplan

 

Dit beleidsplan heeft tot doel de grote lijnen van het beleid van het bestuur van Stichting Dorpshuis de Reede uiteen te zetten en de ambities voor de komende jaren te formuleren. Dit plan is opgesteld ten behoeve van het bestuur, commissies, vrijwilligers, subsidiënten en andere belanghebbenden. Dit plan geeft de kaders aan waarbinnen commissies en vrijwilligers gestimuleerd worden om activiteiten te ontplooien of met initiatieven te komen.

 

1.2.                Missie

 

• Stichting Dorpshuis de Reede stelt zich ten doel: het bevorderen van het tot stand brengen c.q. in stand houden van de sociale/culturele leefbaarheid in Rijsenhout en het leveren van een bijdrage aan de voorwaarden waaronder de bevolking van Rijsenhout en instellingen hun taken op het gebied van de uitvoering van welzijnbeleid kunnen realiseren.
• Het zo effectief en efficiënt mogelijk exploiteren van het dorpshuis de Reede, voor en door de inwoners van Rijsenhout.

 

 

 

1.3.                Visie

 

In opdracht van de Gemeente Haarlemmermeer is een grootschalig onderzoek verricht naar de sociale structuur van de wijken en kernen van de gemeente. De resultaten van dit onderzoek zijn gepresenteerd in de nieuwste publicatie: “Kijk op de Wijk 2, binding en ondersteuning in Haarlemmermeer”. Uit ditzelfde rapport blijkt o.a. dat de Rijsenhouters veel aan vrijwilligerswerk doen en sterk betrokken zijn bij maatschappelijke instellingen zoals verenigingen. Dit zal de komende jaren niet veel veranderen, aangezien de verhuisgeneigdheid van de Rijsenhouters relatief klein is. Dit betekent dat Dorpshuis de Reede ook de komende jaren activiteiten zal moeten blijven organiseren en onderdak zal moeten blijven bieden aan de vele verenigingen die binnen Rijsenhout actief zijn. Voor die zelfde verenigingen maar ook voor stichtingen wordt het echter steeds lastiger het bestuur compleet te houden.

 

T.a.v. verhuur wordt concurrentie ondervonden van de Ontmoetingskerk in Rijsenhout.

 

A.g.v. stringentere toegangseisen bij jongerencentra buiten Rijsenhout kan de jeugd (14-18 jr) hier niet meer terecht en missen zij tegelijkertijd iets soortgelijks in Rijsenhout. Voor deze categorie jeugd is in Rijsenhout weinig tot niets te beleven.

 

In 2008 wordt de uitwerking gestart van punt 46 van het collegeprogramma 2006 - 2010: “Voorzieningen zoals jongerencentra en dorpshuizen kunnen doelmatiger worden ingezet”. De komende raadsperiode worden plannen ontwikkeld om de noodzakelijke professionalisering vorm te geven. De eigendomssituatie vormt hierbij een specifiek punt van aandacht.”  Vermindering van de subsidie kan eveneens tot de mogelijkheden behoren.

 

 

1. 2.             Strategie

           

Met andere woorden: hoe komen we, middels daden, tot ons doel, welke op zijn beurt weer gebaseerd is op de visie. Hierbij onderscheiden we een drietal deelstrategieën: organisatie, financiën en activiteiten. Ofwel, hoe organiseren we middels geld de activiteiten.

 

 

2.1.                Organisatie

 

 

2.1.1.          Bestuur

De stichting heeft in het kort de volgende structuur: een voorzitter, secretaris, penningmeester en twee algemene leden waarvan één lid tevens lid is van de Dorpsraad Rijsenhout. Het bestuur hecht er grote waarde aan dat het reilen en zeilen van de stichting in het algemeen en de diverse activiteiten in het bijzonder, vlekkeloos zijn georganiseerd. Het bestuur hoopt de kwaliteit van de organisatie verder te verbeteren door o.a.:

• Er op toe te zien dat aan de diverse activiteiten een goede voorbereiding en organisatie en goed overleg tussen relevante partijen ten grondslag ligt.
• Het evalueren van activiteiten, evenementen en processen en het vastleggen van leerpunten.
• Het bevorderen van een cultuur waarbij opbouwende kritiek wordt verwelkomd en ontluikende onenigheden of  

      andere problemen onmiddellijk worden geadresseerd en uit de wereld worden geholpen.

• Het waar zinvol beschrijven van protocollen, taken en verantwoordelijkheden, zodat er geen onduidelijkheden zijn over wat men van elkaar verwacht.

 

2.1.2.             Personeels- / vrijwilligersbeleid

Dorpshuis de Reede wordt o.a. draaiend gehouden door beroepskrachten in de vorm van een beheerder en een accommodatiemedewerker en een aantal vrijwilligers welke bardiensten draaien en vrijwilligers die activiteiten begeleiden en organiseren.

De cruciale vraag is: voor welke werkzaamheden is een beroepskracht, dat wil zeggen iemand die voldoet aan bepaalde eisen van vakbekwaamheid, nodig en voor welke werkzaamheden kunnen vrijwilligers ingezet worden.

Beroepskrachten zijn vaak, o.a. op basis van hun kennis en kunde, een noodzakelijk onderdeel van wat je een goede infrastructuur voor het vrijwilligerswerk zou kunnen noemen. Aan de andere kant kunnen de beroepskrachten niet eindeloos ingezet worden. De verstrekte subsidie gaat in zijn geheel op aan salariskosten. Extra gemaakte uren drukken dus op de exploitatie.

Er zal dus voortdurend een afweging gemaakt gaan worden tussen maximaal mogelijke extra inzet (overwerk) enerzijds en verwachte opbrengst / subsidie anderzijds.

Om het functioneren van het personeel te optimaliseren en de samenwerking tussen personeel en bestuur te verbeteren en te optimaliseren zullen er regelmatig functioneringsgesprekken en werkoverleg gevoerd worden tussen bestuur en personeel.

 

Een vrijwilligersbeleid zou zich moeten richten op de eerder genoemde infrastructuur: het geheel van afspraken, subsidiemogelijkheden en ondersteuningsmogelijkheden waardoor de vrijwilliger optimaal kan doen waarvoor hij zich vrijwillig heeft aangemeld.

Door regelmatig gesprekken te voeren tussen vrijwilligers en bestuur zal onderzocht worden of bepaalde delen van de benodigde infrastructuur in voldoende mate aanwezig zijn. Indien nodig zullen vrijwilligers opleidingen worden aangeboden.

 

Teneinde de samenwerking binnen het team van bestuur, personeel en vrijwilligers optimaal te laten verlopen, zullen de taken en verantwoordelijkheden van een ieder, voor zover niet aanwezig, vastgesteld c.q. inzichtelijk gemaakt worden.

 

 

2.1.3.             Exploitatie

De exploitatie geschiedt ten allen tijden binnen de door de diverse wet- en regelgeving aangegeven kaders.

Het exploiteren van het dorpshuis is niet een primaire doelstelling van de Stichting maar wel een middel om het doel te bereiken. Het dorpshuis wordt geëxploiteerd in eigen beheer door een combinatie van personeel in loondienst en vrijwilligers, waarbij de eventuele baten ten gunste komen van de Stichting.

Voortdurend zal een afweging gemaakt worden tussen het, indien nodig, extra inzetten van personeel in loondienst of vrijwilligers. Tevens wordt gezocht naar de (on)mogelijkheden m.b.t. de zogenaamde sleutelactiviteiten. Om concurrentie van de Ontmoetingskerk het hoofd te bieden zullen de tarieven voor zaalhuur onder de loep worden genomen en zal naar mogelijkheden gezocht worden het dorpshuis een “frissere” uitstraling te geven.

 

 

 

2.1.4.             Samenwerking

De samenwerking met Stichting Dorpsraad Rijsenhout en Stichting Meerwaarde zal gecontinueerd worden. Stichting Dorpshuis de Reede en Stichting Feestweek Rijsenhout gaan samen bekijken in hoerverre het mogelijk is het dorpshuis meer te betrekken bij de jaarlijkse feestweek.

In geval het voortbestaan van verenigingen of stichtingen binnen Rijsenhout bedreigd wordt, houdt Stichting Dorpshuis de Reede de mogelijkheid open bepaalde activiteiten over te nemen. E.e.a. dient wel te passen binnen de doelstelling van Stichting Dorpshuis de Reede. Gedacht moet worden aan het eventueel voortzetten van een activiteit middels een commissie onder de verantwoording van Stichting Dorpshuis de Reede.

 

 

2.1.5.             ARBO-beleid

Met ingang van 1 januari 2007 is de vernieuwde Arbo-wet van kracht. Vrijwilligers vallen sindsdien niet meer onder de Arbo-wet en dus gelden de besturen van vrijwilligersorganisaties niet meer als werkgever ten aanzien van de vrijwilligers. Ten aanzien van een beheerder en accommodatiemedewerker geldt het bestuur nog wel als werkgever en moet er dus voldaan worden aan de Arbo-wet.

 

Ten aanzien van de vrijwilligers en andere aanwezigen in de accommodatie heeft het bestuur, conform de Arbo-wet, nog steeds een zogenaamde zorgplicht en moet er dus altijd BHV georganiseerd worden. Alleen is nu de situatie ter plekke maatgevend voor het aantal aanwezige BHV´ers.

Deze BHV´ers mogen zich onder de aanwezigen bevinden maar moeten wel op de hoogte zijn van de situatie ter plekke (nooduitgangen, procedures enz.).

Deze BHV´ers worden door het bestuur geworven en aangewezen. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opleiden en opgeleid houden van deze mensen.

 

 

2.1.6.             Communicatie

Vanwege de publieke aard zal Stichting Dorpshuis de Reede zich uitdrukkelijk manifesteren. Publicitair aan de weg timmeren is een belangrijke voorwaarde voor het voortbestaan. Het bestuur zoekt daarbij niet alleen de publiciteit als het gaat om de sociaal culturele missie. Ook voor andere zaken, bijvoorbeeld als het gaat om een toelichting op belangrijke bestuursbesluiten of als er sprake is van (ver)bouwplannen zal de buitenwacht geïnformeerd en zo bij het beleid en de uitvoering daarvan betrokken worden.

 

 

2.2.                   Financiën

Het financiële beleid van Stichting Dorpshuis de Reede is er primair op gericht exploitatietekorten zien te vermijden.

Eventuele exploitatieoverschotten worden, binnen de door de Gemeente Haarlemmermeer gestelde eisen, toegevoegd aan de reserve en eventuele voorzieningen en/of gebruikt ter financiering van de diverse activiteiten.

Vermogensvorming is geen doel op zich.

 

 

2.3.                   Activiteiten

Ook de komende jaren zal Stichting Dorpshuis de Reede de huidige activiteiten blijven organiseren. Er zal rekening worden gehouden met het eventueel overnemen van activiteiten die momenteel door andere (verenigingen/stichtingen) worden georganiseerd.

Ook blijft Stichting Meerwaarde de komende jaren de mogelijkheid behouden in het dorpshuis haar activiteiten te organiseren. De komende tijd zal onderzocht worden of er voor de jeugd tussen 14 en 18 jr op sociaal gebied iets georganiseerd kan worden.

 

De organisatie van activiteiten onder verantwoording van Stichting Dorpshuis de Reede zal zo veel mogelijk worden gedelegeerd aan zogenoemde commissies, teneinde er gemakkelijk op toe te kunnen zien dat aan de diverse activiteiten een goede voorbereiding en organisatie en goed overleg tussen relevante partijen ten grondslag ligt.